Datenschutz
In unserer Schule und unserem Internat werden personenbezogene Daten von verschiedenen Betroffenen verarbeitet. Dabei kann es sich um Schüler:innen, Eltern, Lehrer:innen, andere Mitarbeiter:innen und externe Personen handeln. Wir gehen mit diesen Daten sorgsam um und beachten die für uns einschlägigen Gesetze zum Datenschutz. Hierzu zählen vor allem das Schulgesetz (SchulG), die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Wir sind verpflichtet, alle Betroffenen schon zum Zeitpunkt der Datenerhebung über verschiedene Dinge aufzuklären. Auf dieser Seite halten wir daher Informationen zu den bei uns stattfindenden Datenverarbeitungen bereit. Sie sind in Themengebiete und Betroffenengruppen gegliedert und enthalten insbesondere die Verarbeitungszwecke, die Speicherdauer und die jeweilige Rechtsgrundlage.
Worum geht es beim Datenschutz?
Beim Datenschutz geht es um personenbezogene Daten. Darunter fallen alle Informationen, die sich auf einen Menschen beziehen lassen. Es kommt dabei nicht darauf an, wer den Bezug herstellen kann. Es reicht, dass es möglich ist. Personenbezogene Daten sind z.B. Name, Anschrift, Beruf, E-Mail-Adresse, Gesundheitszustand, Einkommen, Familienstand, Telefonnummer, Interessen und Nutzungsdaten wie die IP-Adresse.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten umfasst alle Vorgänge vom Erheben bis zum Löschen. Man kann sie organisieren, ordnen, speichern, anpassen, verändern, auslesen, abfragen, verwenden, offenlegen, übermitteln oder bereitstellen. All das stellt eine Verarbeitung dar.
Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?
Verantwortlich für die Datenverarbeitung in Schule und Internat ist die Schloss Hagerhof GmbH & Co. KG. Der gesetzliche Vertreter sowie die Kontaktdaten finden sich im Impressum.
Wie erreiche ich die Datenschutzbeauftragte?
Wir haben eine Datenschutzbeauftragte benannt. Diese ist unter datenschutz@hagerhof.de oder unter unserer Postanschrift mit dem Zusatz „Vertraulich Datenschutzbeauftragte“ zu erreichen.
Welche Datenschutzrechte gibt es?
Man hat grundsätzlich ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragung (Art. 20 DSGVO). Die Erfüllung dieser Datenschutzrechte ist vom Vorliegen bestimmter Voraussetzungen abhängig und es gibt Ausnahmen. Es ist z.B. möglich, dass wir eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht einhalten müssen und kein Anspruch auf Löschung besteht – selbst dann, wenn das verlangt wird.
Wenn wir personenbezogenen Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen verarbeiten, besteht ein allgemeines Widerspruchsrecht. Soweit es besondere Gründe gibt, die sich aus der besonderen Situation eines Betroffenen ergeben und wir kein übergeordnetes Interesse an der Verarbeitung haben, werden wir die Verarbeitung stoppen. Bei einem Widerspruch gegen Direktwerbung werden wir die Verarbeitung zu diesem Zweck direkt stoppen.
Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die bis dahin stattgefundene Datenverarbeitung (z.B. Nutzung einer E-Mail-Adresse für Werbung) wird davon aber nicht beeinträchtigt.
Es besteht das Recht, sich jederzeit bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Stand: August 2024
Was passiert beim Aufruf der Website?
Bei jedem Zugriff auf unsere Webseite und deren Unterseiten werden Nutzungsdaten durch den jeweiligen Internetbrowser übermittelt und in Protokolldateien gespeichert (Server Logfiles). Die dabei gespeicherten Datensätze enthalten Datum und Uhrzeit des Abrufs, Name der aufgerufenen Unterseite, IP-Adresse, Referrer-URL (Herkunfts-URL, von der aus Sie auf die Webseite gekommen sind), übertragene Datenmenge sowie Produkt- und Versionsinformationen des verwendeten Browsers.
Die stattfindende Datenverarbeitung ist gesetzlich erlaubt, weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO). Wir sind darauf angewiesen, die Schule im Internet zu präsentieren und eine Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Auch werden wichtige Informationen für unsere Schüler:innen und deren Eltern auf der Webseite veröffentlicht. Die verarbeiteten Daten sind für den Aufruf der Webseite erforderlich und fallen automatisch an.
Wir speichern die Server Logfiles in anonymisierter Form, sodass kein Personenbezug mehr hergestellt werden kann. Sie werden regelmäßig gelöscht.
Wozu dienen die Kontakt- und Anmeldeformulare?
Wenn Sie uns anschreiben oder Ihr Kind zu außerschulischen Angeboten anmelden möchten, stehen Ihnen hierfür verschiedene Kontakt- und Anmeldeformulare zur Verfügung. Füllen Sie einfach die Datenfelder aus, um eine Nachricht zu versenden.
Die stattfindende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zulässig, weil sie im Rahmen einer vorvertraglichen Maßnahme erfolgt (Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO, § 120 SchulG). Die Bereitstellung der abgefragten Angaben ist erforderlich, da Sie uns ansonsten keine Nachricht zukommen lassen können.
Wenn es zwischen Ihnen und uns zu einem Vertragsverhältnis kommt, richtet sich die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten insbesondere nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), dem Schulgesetz (SchulG) und der Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schüler:innen und Eltern (VO-DV I). Kommt es zu keinem Vertrag, wird Ihre Nachricht nach Abschluss des Kontakts gelöscht.
Anforderung von Informationsmaterial
Sie haben die Möglichkeit, auf unserer Website Informationsmaterial von Schule und Internat anzufordern. Sie erhalten dann nacheinander E-Mails mit unterschiedlichen Informationen, Broschüren und Flyern zum Download.
Die Nutzung Ihrer Daten zum Versand der angeforderten Informationen ist im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen gesetzlich zulässig (Art. 6 Abs 1 b) DSGVO). Die Bereitstellung der abgefragten Daten ist erforderlich, um Ihnen das gewünschte Informationsmaterial zukommen zu lassen.
Wir speichern Ihre Daten für die Dauer des Kontakts. Falls ein Vertrag zustande kommt, gelten längere Aufbewahrungszeiträume.
Warum werden Cookies automatisch gesetzt?
Auf unserer Website werden Cookies gesetzt. Das sind kleine Datenpakete, die aus Buchstaben und Nummern bestehen und im Browser gespeichert werden. Um bestimmte Funktionen auf unserer Website bereitstellen zu können, die Darstellung zu optimieren und eine ausreichende Sicherheit zu gewährleisten, werden automatisch hierfür geeignete Cookies gesetzt. Diese erfassen z.B. Gerätedaten zur Anpassung der Anzeige auf mobilen Geräten oder die IP-Adresse zur Plausibilitätsprüfung bei einer Anfrage über das Kontaktformular.
Da wir die richtige Darstellung unserer Website und einen Mindeststandard an Sicherheit gewährleisten möchten, ist die Datenverarbeitung in diesem Zusammenhang auf Basis unseres berechtigten Interesses zulässig (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO). Die entsprechenden Cookies sind technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), sodass keine Einwilligung eingeholt werden muss. Die stattfindende Datenverarbeitung ist insgesamt erforderlich, um die Website bzw. die betroffenen Funktionen zu nutzen.
Die technisch notwendigen Cookies auf unserer Website haben eine unterschiedliche Lebensdauer. Sie bleiben so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder bis Sie alle gesetzten Cookies in Ihrem Browser löschen.
Wer kommt als Empfänger von Daten in Betracht?
Unsere Website wird bei einem Dienstleister gehostet und von diesem betreut. Dieses Unternehmen ist als Auftragsverarbeiter für uns tätig, weshalb wir einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben.
Wenn Sie uns eine Nachricht über das Kontaktformular zukommen lassen, wird diese von den hierfür zuständigen Mitarbeiter:innen entgegengenommen und beantwortet.
Stand: August 2024
Welche Daten werden in einem Bewerbungsverfahren verarbeitet?
Wir veröffentlichen auf unserer Website regelmäßig Stellenausschreibungen und fordern zur Einreichung entsprechender Bewerbungsunterlagen auf. Im anschließenden Bewerbungsverfahren prüfen wir diese und laden zu Gesprächen ein. Hierbei kommunizieren wir mit den Bewerber:innen und nutzen deren personenbezogene Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens insgesamt.
Die stattfindende Datenverarbeitung zur Durchführung von Bewerbungsverfahren ist gesetzlich erlaubt (§ 121 SchulG bei Lehrer:innen und Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO) bei anderen Beschäftigten). Wir benötigen die angeforderten Unterlagen und Daten, um Sie im Hinblick auf die ausgeschriebene Stelle bewerten zu können. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist erforderlich, um am Bewerbungsverfahren teilzunehmen. Andernfalls ist dies nicht möglich.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Sofern Sie eine Stelle bei uns antreten, werden Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und teilweise darüber hinaus gespeichert. Im Falle einer Ablehnung löschen wir Ihre Bewerbungsunterlagen 4 Monate nach erfolgter Ablehnung.
Welche Empfänger kommen in Betracht?
Die von Ihnen im Rahmen eines Bewerbungsverfahren eingereichten Unterlagen werden von der Personalabteilung in Abstimmung mit der Geschäftsführung bzw. Schul- und Internatsleitung verarbeitet.
Stand: August 2024
Weshalb werden Bilder von der Schule veröffentlicht?
Bilder sagen mehr als tausend Worte – diese Redewendung hast du bestimmt schon einmal gehört. Daher veröffentlichen wir Bilder aus eurem Schulalltag z.B. auf der Website, im Schulgebäude und im Hofbericht. Das tun wir, um euch, eure Eltern, unsere Mitarbeiter:innen, Besucher:innen und andere interessierte Personen über Schule und Internat zu informieren und Öffentlichkeit zu erzeugen. Jede:r soll schließlich sehen, was für tolle Arbeit unsere Schüler:innen, Lehrer:innen und Erzieher:innen leisten. Die Bilder werden im Unterricht, bei Schulveranstaltungen, Ausflügen, Fahrten, Austauschprogrammen, (Sport-)Wettbewerben, Unterrichtsprojekten oder auch am „Tag der offenen Tür“ gemacht.
Wir veröffentlichen die Bilder allerdings nur, wenn deine Eltern als deine gesetzlichen Vertreter damit einverstanden sind. Im Gegensatz zu anderen Datenverarbeitungen ist die Veröffentlichung von Bildern gesetzlich nämlich nicht gestattet. Die Einwilligung holen wir bei deinen Eltern nach § 120 Abs. 2 SchulG und Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO ein.
Es besteht keine Pflicht, der Veröffentlichung von Bildern zuzustimmen. Das Ganze ist absolut freiwillig und hat keine Auswirkungen auf deinen Schul- bzw. Internatsbesuch.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Die von uns gemachten Fotos werden grundsätzlich unbegrenzt gespeichert. Die Dauer der Veröffentlichung richtet sich allerdings nach der erteilten Einwilligung. Wenn diese widerrufen wird, werden die Bilder nicht mehr veröffentlicht. Die in Printform vorliegenden Fotos bleiben allerdings auch im Fall des Widerrufs in Umlauf, weil eine Rückholung nicht möglich ist.
Wer kann meine Daten einsehen?
Je nachdem, in welchem Medium die Bilder veröffentlicht werden, können sie von verschiedenen Personen eingesehen werden. Bei der Einwilligung haben wir nach den Kategorien „Online“ und „Print“ unterschieden.
Bei einer Veröffentlichung der Bilder im Internet können diese jederzeit weltweit von einer unbegrenzten Anzahl von Personen mit Internetzugang abgerufen, gespeichert und kopiert werden. Dabei ist es auch möglich, dass eine Verarbeitung außerhalb von Europa stattfindet. Jemand in den USA könnte z.B. unsere Website aufrufen und sich die dort veröffentlichten Bilder ansehen.
Wenn die Bilder ausschließlich in gedruckter Form veröffentlicht werden, können sie nur von einer überschaubaren Anzahl an Personen wahrgenommen werden. Das sind vor allem andere Schüler:innen, Lehrer:innen und Besucher:innen vor Ort. Es kann aber natürlich auch sein, dass andere Personen einen Flyer oder Zeitungsartikel mit einem Foto von dir zur Kenntnis nehmen.
Stand: August 2024
Was beinhaltet die Datenverarbeitung bei der Abwicklung des Schulvertrags?
Im Rahmen der Abwicklung des Schul- bzw. Internatsvertrags werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Ihre personenbezogenen Daten werden zur Abwicklung von Verträgen (Schule, Tagesinternat, Vollzeitinternat), zur Kommunikation sowie zur Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung verarbeitet.
Die Zulässigkeit der Verarbeitung richtet sich nach § 120 SchulG in Verbindung mit der VO-DV I (Aufgabenerfüllung beim Schulbetrieb) und nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Durchführung eines Vertrags oder einer vorvertraglichen Maßnahme). Die Zulässigkeit der Verarbeitung richtet sich ferner nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (berechtigtes Interesse). Unsere berechtigten Interessen liegen z.B. in der elektronischen Datenverarbeitung und der Optimierung der stattfindenden Arbeitsabläufe insgesamt, der Erleichterung der Kommunikation und der Sicherstellung eines geordneten Schul- und Internatsbetriebs. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für den Abschluss eines Vertrags mit uns erforderlich. Teilweise besteht sogar eine gesetzliche Auskunftspflicht uns gegenüber. Die Nichtbereitstellung Ihrer Daten hat zur Folge, dass kein Vertrag zustande kommen kann und wir Ihr Kind nicht aufnehmen können. In Einzelfällen richtet sich die Zulässigkeit der Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Einwilligung). Die Bereitstellung Ihrer Daten ist in diesen Fällen freiwillig.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Die erstmalige Speicherung Ihrer Daten erfolgt mit der Kontaktaufnahme z.B. per E-Mail oder Telefon oder dem Austausch von E-Mails bzw. schriftlichen Dokumenten. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, wenn das Vertragsverhältnis beendet ist, sämtliche gegenseitigen Ansprüche erfüllt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder gesetzlichen Grundlagen für die Speicherung vorhanden sind.
Welche Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten gibt es?
Im Rahmen der Leistungserbringung werden Ihre personenbezogenen Daten an die jeweiligen Abteilungen weitergeleitet und verarbeitet (z.B. Buchhaltung) und unter Umständen auch an andere Unternehmen weitergeben (z.B. Steuerberater, verbundene Unternehmen, IT-Dienstleister). Die Weitergabe ist in diesen Fällen von einer gesetzlichen Grundlage abgedeckt oder erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur in Europa verarbeitet. Wir haben allerdings auch ein paar Softwareanwendungen im Einsatz, bei denen eine Übermittlung von Daten in andere Länder stattfinden kann. Bitte lesen Sie sich die speziellen Informationen zu diesen Anwendungen durch.
Stand: August 2024
Weshalb werden meine Daten von der Schule verarbeitet?
Deine Eltern bzw. Erziehungsberechtigten haben einen Schulvertrag mit uns geschlossen. Wenn du bei uns im Internat wohnst, gibt es zusätzlich einen Internatsvertrag. Um diese Verträge erfüllen zu können, ist die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten erforderlich. Wir müssen z.B. wissen, wie du heißt, ob du eine Allergie oder Krankheit hast oder wie du in der Schule abschneidest. Ansonsten können unsere Lehrer:innen und Erzieher:innen dich nicht betreuen. In erster Linie werden deine personenbezogenen Daten also bei uns aufgrund des bestehenden Vertrags mit deinen Eltern bzw. Erziehungsberechtigten verarbeitet. Teilweise haben wir sogar eine Verpflichtung dazu. Es kann z.B. sein, dass wir deine Daten bei einem Schulwechsel einer anderen Schule übermitteln oder deine Leistungen bei einer Abschlussprüfung einer Behörde mitteilen müssen. Zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten verwenden wir regelmäßig Computer und andere elektronische Geräte. Das ist auch notwendig, weil wir heutzutage nicht mehr alles aufschreiben und in Ordnern abheften können. Diese digitale Verarbeitung erleichtert uns auch den Arbeitsalltag.
Wir dürfen deine personenbezogenen Daten im Rahmen deines Schul- und / oder Internatsbesuchs verarbeiten. Das SchulG die DSGVO und andere Gesetze erlauben das oder verpflichten uns dazu. Die wichtigsten Vorschriften sind Art. 6 Abs. 1 e) und f) DSGVO, Art. 9 Abs. 2 g) DSGVO und die §§ 120-122 SchulG NRW. Außerdem gibt es die spezielle Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schüler:innen und Eltern (kurz VO DV I). Diese Verordnung enthält spezielle Regelungen, die genau auf Schüler:innen zugeschnitten sind. Unsere Schule hat genaue Vorgaben für den Umgang mit deinen Daten. Sofern wir dein Einverständnis für eine Datenverarbeitung brauchen, fragen wir dich oder deine Eltern im Einzelfall danach. Die Datenverarbeitung richtet sich dann nach § 120 Abs.2 SchulG und Artikel 6 Abs. 1 a) DSGVO.
In der Regel erheben wir deine personenbezogenen Daten direkt bei dir. In solchen Fällen bist du aufgrund von § 120 Abs. 2 S. 1 SchulG dazu verpflichtet, uns deine Daten zur Verfügung zu stellen. Tust du das nicht, kann unsere Schule ihre gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten nicht erfüllen und dir auch nicht die erforderliche Bildung zukommen lassen. Ohne die Verarbeitung deiner Daten kannst du nicht auf unsere Schule gehen.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir sind dazu verpflichtet, deine personenbezogenen Daten zum Teil sehr lange zu speichern. Wir möchten dir dazu gerne ein paar Beispiele geben: Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen 50 Jahre, Schülerstammblätter 20 Jahre, Zeugnislisten, Zeugnisdurchschriften (soweit es sich nicht um Abgangs- und Abschlusszeugnisse handelt) 10 Jahre, Unterlagen über die Klassenführung (Klassenbuch, Kursbuch) 10 Jahre und Akten über Schülerprüfungen 10 Jahre. Alle übrigen Daten, die wir über dich gespeichert haben, werden grundsätzlich 5 Jahre aufbewahrt. Diese Zeiträume gelten allerdings nur für die Schule selbst und die im Eigentum der Schule stehenden Computer und elektronischen Geräte. Wenn deine Daten zusätzlich an einem anderen Ort (z.B. auf dem Computer von Lehrer:innen) gespeichert sind, werden sie sehr viel kürzer aufbewahrt und regelmäßig gelöscht.
Wer kann meine Daten einsehen?
Es kommt oft vor, dass wir deine Daten an Personen innerhalb unserer Schule weitergeben. Dabei kann es sich z.B. um das Schulsekretariat, die Küche, den Schulleiter, die Tutor:innen, die Klassenlehrer:innen, die Fachlehrer:innen oder die Koordinator:innen handeln. Wenn du unser Internat besuchst, werden viele Dinge natürlich auch an deine Erzieher:innen weitergeleitet. Es kann auch sein, dass wir deine Daten an andere Personen oder Stellen weitergeben. In Betracht kommen z.B. andere Schulen bei einem Schulwechsel, die untere Gesundheitsbehörde zum Zwecke der Schulgesundheitspflege, Schulaufsichtsbehörden und weitere Empfänger:innen, soweit das SchulG NRW das vorsieht. Unsere Schule hat manche Arbeiten ausgelagert und setzt sogenannte Auftragsverarbeiter ein. Manche unserer Daten liegen z.B. in einem Rechenzentrum und nicht direkt im Schulgebäude. Außerdem benutzen wir Software in einer Cloud und haben IT-Spezialist:innen beauftragt. Es ist nicht ausgeschlossen, dass deine Daten von unseren Vertragspartnern eingesehen werden (wenn unser IT-Dienstleister z.B. ein E-Mail-Konto einrichtet oder sich per Fernwartung auf den Server schaltet). Unsere Vertragspartner gehen vertrauensvoll mit deinen personenbezogenen Daten um. Das haben wir mit speziellen Verträgen zum Datenschutz sichergestellt.
Deine personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur in Europa verarbeitet. Wir haben allerdings auch ein paar Softwareanwendungen im Einsatz, bei denen eine Übermittlung von Daten in andere Länder stattfinden kann. Schau dir dazu bitte die speziellen Informationen zu diesen Anwendungen an.
Stand: August 2024
Weshalb werden meine Daten über Microsoft 365 verarbeitet?
Um die Digitalisierung an unserer Schule weiter voranzutreiben und dir die Arbeit mit neuen Medien zu ermöglichen, hat unsere Schule sich für den Einsatz von Microsoft 365 entschieden. Die verschiedenen Funktionen sollen zur Erstellung und Übermittlung von Hausaufgaben, zur Projektarbeit und auch zur Kommunikation zwischen dir und deinen Lehrer:innen genutzt werden. Aus diesem Grund bekommst du auch eine eigene E-Mail-Adresse zugewiesen, die du entweder über ein eigenes Gerät oder das schulische iPad abrufen kannst. Die über Microsoft 365 verfügbaren Funktionen können auch genutzt werden, um allgemeine Dokumente und Informationen auszutauschen und um Termine zu planen.
Die über Microsoft 365 verarbeiteten Informationen und Daten befinden sich zum Teil in einer sogenannten Cloud (OneDrive und SharePoint). Auf diese Weise sind sie dauerhaft und ortsunabhängig abrufbar und du kannst z.B. deine Hausaufgaben auch einsehen und erledigen, wenn du persönlich nicht in die Schule gehen kannst. Das vereinfacht für uns alle den schulischen Alltag und du bist immer auf dem neuesten Stand.
Über die Funktionen Teams und Streams können Schüler:innen und Lehrer:innen standortunabhängig miteinander kommunizieren und z.B. Online-Unterricht durchführen. Der unmittelbare Austausch im Chat erleichtert die Gruppenarbeit und ermöglicht ein orts- und zeitunabhängiges Zusammenarbeiten.
Bei der Nutzung von Microsoft 365 findet eine Übermittlung von Diagnosedaten an Microsoft statt, damit die Dienste insgesamt (fehlerfrei) bereitgestellt werden können. Da sämtliche Anwendungen cloudbasiert sind, werden diese durchgehend geprüft. Die Verarbeitung der Diagnosedaten dient auch der Verbesserung und Aktualisierung der Software durch das Einspielen von neuen Versionen. Schließlich dient die Verarbeitung auch dazu, die Sicherheit der Dienste und eine schnelle Fehlerbehebung durch Microsoft zu gewährleisten.
Die Nutzung von Microsoft 365 und die darüber stattfindende Datenverarbeitung ist nach § 120 Abs. 5 SchulG (Einsatz digitaler Lehr- und Lernmittel) und Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (berechtigtes Interesse) zulässig. Die Schule muss bei der voranschreitenden Digitalisierung mithalten und die Schüler:innen auch entsprechend auf die Zeit nach der Schule vorbereiten. Der Einsatz von Software zur Durchführung von Unterricht und der Verteilung von Aufgaben ist dabei unerlässlich. Auch die bessere Planung, die vereinfachte Kommunikation und die fehler- sowie unterbrechungsfreie Bereitstellung von Arbeitsmitteln stehen im Fokus der Schule.
Die Datenverarbeitung in den verschiedenen Anwendungen von Microsoft 365 ist erforderlich, um auf unsere Schule zu gehen und am Unterricht teilzunehmen. Als zukunftsorientierte Schule sind wir auf die Nutzung fortschrittlicher Technologien angewiesen und müssen handlungsfähig bleiben.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Die erstmalige Speicherung deiner Daten erfolgt mit Erstellung deines persönlichen Nutzerkontos bei Microsoft 365. Dieses bleibt für die Dauer deiner Schulzeit bei uns aufrechterhalten und wird danach gelöscht. Die auf den Plattformen von dir gespeicherten Informationen, Unterlagen und Projekte werden nach deinem Weggang von unserer Schule so lange aufbewahrt, wie es das Schulgesetz von uns verlangt.
Nach der Löschung deines Nutzerkontos bewahrt Microsoft selbst die Daten für einen gewissen Zeitraum auf. Diese Aufbewahrungszeiten kannst du unter der folgenden URL einsehen: www.docs.microsoft.com/de-de/office365/enterprise/office-365-data-retention-deletion-and-destruction-overview.
Wer kann meine Daten einsehen?
Deine personenbezogenen Daten können im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 an verschiedene Empfänger:innen weitergegeben oder von diesen eingesehen werden. Dazu gehören insbesondere deine Lehrer:innen und andere Schüler:innen, sofern du mit diesen gemeinsam an einem Projekt arbeitest. Die für die Nutzung notwendigen Zugangsdaten wie Passwörter können nicht von anderen eingesehen werden. Da es bei der Nutzung von Microsoft 365 auch mal zu Problemen kommen kann, haben wir verschiedene Dienstleister. Diese greifen bei Bedarf auf die Funktionen zu und können dabei unter Umständen deine Daten einsehen.
Die über Microsoft 365 verarbeiteten Daten verbleiben grundsätzlich in Deutschland oder zumindest in der Europäischen Union. Es kann aber vorkommen, dass manche Informationen in die USA an Microsoft übermittelt werden. Dabei handelt es sich nur um Diagnosedaten, die von Microsoft ausgewertet und für die fehlerfreie Bereitstellung der Funktionen verwendet werden. Aufgrund des sogenannten Patriot Acts kann leider nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden Zugriff auf diese Daten erhalten. Microsoft sichert aber durch die Verwendung von bestimmten vertraglichen Regelungen (EU-Standardvertragsklauseln) zu, dass in den USA ein ausreichendes Datenschutzniveau hergestellt wird.
Stand: August 2024
Was passiert bei der Durchführung von Online-Meetings?
Um die Digitalisierung an unserer Schule weiter voranzutreiben und besser auf besondere Situationen reagieren zu können, haben wir uns für den Einsatz von Microsoft Teams zur Durchführung von Online-Meetings entschieden. Über diese Anwendung können wir standortunabhängig mit verschiedenen Beteiligten kommunizieren und Gespräche face to face durchführen, selbst wenn ein Treffen vor Ort nicht möglich ist. So wird insbesondere das Kennenlernen erleichtert, bei dem der visuelle Kontakt besonders wichtig ist. Aber auch andere Gespräche machen es erforderlich, dass man sich nicht nur telefonisch austauscht, sondern die Reaktionen des Gesprächspartners sieht. Um an einem Online-Meeting teilnehmen zu können, müssen Sie kein eigenes Nutzerkonto anlegen. Es genügt, wenn Sie sich über den von uns übermittelten Einladungs-Link dazu schalten. Wir benötigen allerdings Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen, damit wir Sie als berechtigten Teilnehmer identifizieren können.
Während der Teilnahme an einem Online-Meeting werden diverse Metadaten (z.B. IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen), Verbindungsdaten (z.B. Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit) sowie Diagnose- und Inhaltsdaten (z.B. Audio, Video, Chat) verarbeitet. Bei den Meta- und Verbindungsdaten handelt es sich um Informationen, die automatisch verarbeitet werden. Andernfalls kann keine Verbindung zu Ihnen und den verwendeten Endgeräten hergestellt werden. Die bei der Nutzung von Microsoft Teams verarbeiteten Diagnosedaten enthalten eine von Microsoft eindeutig generierte ID, mit der die Daten einem Benutzer eindeutig zugeordnet werden können (z.B. Client-ID, User-ID, Dauer der Nutzung des Dienstes, Event-ID, Programmsprache). Diese Daten werden zur Bereitstellung und Verbesserung, der Aktualisierung und zur Aufrechterhaltung der Sicherheit von Microsoft Teams verarbeitet. Auch diese Daten werden automatisch bei der Nutzung erhoben. Microsoft benötigt diese Informationen, um die Software fehlerfrei anbieten zu können. Welche Inhaltsdaten verarbeitet werden, können Sie selbst bestimmen. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit abschalten und die Verarbeitung auf diese Weise unterbinden. Die Nutzung der Chat-Funktion erfolgt ebenfalls auf freiwilliger Basis. Sie haben dann aber unter Umständen nicht die Möglichkeit, sich aktiv an dem Online-Meeting zu beteiligen.
Die Zulässigkeit der Nutzung von Microsoft Teams richtet sich nach 120 SchulG in Verbindung mit der VO-DV I (Aufgabenerfüllung beim Schulbetrieb) und Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (berechtigtes Interesse). Die Schule muss bei der voranschreitenden Digitalisierung mithalten und auf zeitgemäße Kommunikationsmittel zurückgreifen. Der Einsatz von Software zur Durchführung von Online-Meetings spielt hierbei eine wichtige Rolle. Die Digitalisierung des Bildungssektors steht mittlerweile im Fokus von Politik und Gesellschaft und ist gerade für eine Privatschule von großer Bedeutung. Um im Wettbewerb mit anderen Schulen mithalten zu können, ist die Nutzung moderner Anwendungen unerlässlich. Als zukunftsorientierte Schule sind wir auf die Nutzung fortschrittlicher Technologien angewiesen und müssen handlungsfähig bleiben.
Die Nutzung von Microsoft Teams und die damit verbundene Datenverarbeitung sind freiwillig. Sie sind aber erforderlich, um an einem Online-Meeting teilzunehmen. Es stehen weiterhin andere Kommunikationsmittel wie Telefon oder E-Mail offen.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Die erstmalige Speicherung Ihrer Daten erfolgt zum Zeitpunkt des Beitritts zu einem Online-Meeting über Microsoft Teams. Die Meetings werden nicht aufgezeichnet. Auch die Chat-Inhalte werden nicht über die Dauer des Online-Meetings hinweg gespeichert. Die Microsoft Corporation selbst speichert insbesondere die Metadaten, Verbindungsdaten und Diagnosedaten. Die genauen Aufbewahrungszeiten können Sie bei Microsoft einsehen.
Wer kann meine Daten einsehen?
Die von Ihnen über Microsoft Teams geteilten Inhaltsdaten können von den anderen Teilnehmern des Online-Meetings zur Kenntnis genommen werden.
Wir nutzen Microsoft Teams als Software-as-a-Service und setzen dabei die Microsoft Corporation als Auftragsverarbeiter ein. Die Anwendung wird in Deutschland bzw. der Europäischen Union in einem Rechenzentrum gehostet. Die generierten Diagnosedaten werden an die Microsoft Corporation in die USA übermittelt, ausgewertet und für die fehlerfreie Bereitstellung der Funktionen verwendet. Die Microsoft Corporation sichert durch die Verwendung von bestimmten vertraglichen Regelungen (EU-Standardvertragsklauseln) zu, dass auch in den USA ein ausreichendes Datenschutzniveau hergestellt wird. Diese Regelungen wurden zuletzt im November 2020 aktualisiert.
Stand: August 2024
Welche Daten werden bei einer Klassenfahrt verarbeitet?
Die Schulzeit besteht nicht nur aus Unterricht und Lernen. An jeder Schule geht es einmal oder sogar mehrmals auf Klassenfahrt, damit ihr gemeinsam etwas unternehmt und etwas außerhalb des klassischen Unterrichts lernt. Je nachdem, wo es hingehen soll, brauchen wir verschiedene Daten und Dokumente von euch. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Notfallkontakt und Handynummer werden regelmäßig auf einem Formular eingetragen und mitgenommen. Das sind wichtige Angaben, die immer zur Hand sein müssen. Außerdem sammeln eure Lehrer:innen meistens eine Ausweiskopie ein (falls der Ausweis unterwegs verloren geht) und dokumentieren Allergien oder sonstige gesundheitliche Beeinträchtigungen. Bei einem Notfall müssen die Lehrer:innen in der Lage sein, schnell zu reagieren und diese Daten z.B. an Ärzte weitergeben.
Die Schule darf für die Abwicklung einer Klassenfahrt personenbezogene Daten verarbeiten. Das ist gesetzlich wegen § 120 SchulG und der dazugehörigen VO-DV I erlaubt. Klassenfahrten sind ein wichtiger Bestandteil der schulischen Laufbahn und beinhalten in der Regel auch Unterrichtsstoff. Der Zusammenhalt der Klasse wird gefördert, die Schüler:innen können ihren Horizont erweitern und fremde Orte erkunden und etwas dazulernen. Zu einer modernen und zukunftsorientierten Schulausbildung gehören Klassenfahrten dazu. Sofern wir gesundheitsbezogene Daten verarbeiten (z.B. Allergien, einzunehmende Medikamente, Unverträglichkeiten), geschieht das auf Basis deiner Einwilligung bzw. der Einwilligung deiner Eltern.
Die für eine Klassenfahrt abgefragten Daten sind erforderlich. Das gilt auch für die Angaben, die von der Schule mit einer Einwilligung verarbeitet werden. Wenn nicht alle Informationen zur Verfügung gestellt werden, ist eine Teilnahme an der Klassenfahrt nicht möglich (da sonst keine Betreuung möglich ist).
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Die meisten deiner Daten speichert die Schule ohnehin während deiner Schulzeit und darüber hinaus. Die für die Klassenfahrt separat eingesammelten Dokumente werden aber nicht länger aufbewahrt. Sie werden nach dem Ende zeitnah vernichtet. Reiseveranstalter, Hotel und Jugendherberge speichern deine Daten wahrscheinlich länger, um gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Die Schule hat hierauf keinen Einfluss und kann auch keine weiteren Angaben dazu machen.
Wer kann meine Daten einsehen?
Deine personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur von den Lehrer:innen auf der Klassenfahrt verarbeitet. Wenn ihr in einem Hotel oder einer Jugendhergebe seid, werden eure Namen aber weitergegeben und gespeichert. Das kann auch bei der Buchung von Touren oder anderen Aktivitäten passieren, die für euch organisiert werden. Wenn die Klassenfahrt von einem Reiseveranstalter organisiert wird, gibt die Schule deine Daten an diesen weiter.
Stand: August 2024
